Για τις μικρότερες επιχειρήσεις που ξεκινούν για πρώτη φορά την υποβολή εκθέσεων βιωσιμότητας, το βασικό ερώτημα συχνά είναι: τι ακριβώς πρέπει να αναφερθεί; Το εθελοντικό πρότυπο που έχει σχεδιαστεί για μικρότερες επιχειρήσεις δίνει μια ξεκάθαρη απάντηση. Το εισαγωγικό του επίπεδο, γνωστό ως Βασική Ενότητα (Basic Module), καθορίζει έναν συγκεκριμένο κατάλογο γνωστοποιήσεων, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να κατανοήσουν εκ των προτέρων τι απαιτείται και να αποφύγουν την ασάφεια.
Ένας Σαφώς Καθορισμένος Κατάλογος
Η Βασική Ενότητα οργανώνεται σε γνωστοποιήσεις B1 έως B11. Συνολικά, καλύπτουν γενικές πληροφορίες για την εταιρεία· πολιτικές και μελλοντικά σχέδια· κατανάλωση ενέργειας και εκπομπές· ρύπανση· βιοποικιλότητα· χρήση νερού· κατανάλωση πόρων και διαχείριση αποβλήτων· στοιχεία για το εργατικό δυναμικό· μέτρα υγείας και ασφάλειας· αμοιβές, συλλογικές διαπραγματεύσεις και κατάρτιση· καθώς και τυχόν σημαντικές καταδίκες ή πρόστιμα που σχετίζονται με τη διαφθορά και τη δωροδοκία. Το πρότυπο του 2026 περιλαμβάνει επίσης διατάξεις αναλογικότητας, καθιστώντας ορισμένα δεδομένα προαιρετικά για επιχειρήσεις με 10 ή λιγότερους εργαζόμενους (European Commission, 2026).
Πολλά από τα δεδομένα υπάρχουν ήδη
Ένα καθησυχαστικό στοιχείο είναι το πόσες από αυτές τις πληροφορίες διαθέτουν ήδη οι επιχειρήσεις. Τα δεδομένα κατανάλωσης ενέργειας και εκπομπών μπορούν να αντληθούν από λογαριασμούς ηλεκτρικού ρεύματος και τιμολόγια καυσίμων· τα στοιχεία για το εργατικό δυναμικό, τα αρχεία υγείας και ασφάλειας και τα δεδομένα αμοιβών συνήθως τηρούνται στα συστήματα ανθρώπινου δυναμικού· ενώ οι πληροφορίες για την εταιρεία καταγράφονται και για άλλους σκοπούς. Για πολλές επιχειρήσεις, η πρώτη έκθεση εστιάζει περισσότερο στην οργάνωση και συγκέντρωση υφιστάμενων δεδομένων παρά στη δημιουργία νέων πληροφοριών.
Δεν εφαρμόζεται κάθε γνωστοποίηση σε κάθε επιχείρηση
Οι γνωστοποιήσεις δεν εφαρμόζονται με τον ίδιο τρόπο σε κάθε επιχείρηση. Όλες οι οντότητες που χρησιμοποιούν τη Βασική Ενότητα πρέπει να αναφέρουν ορισμένες γνωστοποιήσεις, ενώ συγκεκριμένα δεδομένα απαιτούνται μόνο υπό τις προϋποθέσεις που ορίζει το πρότυπο (EFRAG, 2024). Η εξέταση αυτών των προϋποθέσεων μαζί με κάθε γνωστοποίηση βοηθά τις επιχειρήσεις να προσδιορίσουν τις απαραίτητες πληροφορίες, χωρίς να υπερβαίνουν το καθορισμένο πεδίο της ενότητας.
Η Σημασία ενός Σαφούς Πλαισίου
Μια χαρτογράφηση των γνωστοποιήσεων B1 έως B11 δίνει σε μια ΜμΕ σαφή εικόνα του πλαισίου αναφοράς. Στην προσέγγιση του TRUST-ESG, η σημασία αυτής της χαρτογράφησης υπερβαίνει τη διοικητική πληρότητα. Βοηθά τις επιχειρήσεις να εντοπίσουν υφιστάμενα αρχεία, να προσδιορίσουν ποιες επιχειρησιακές λειτουργίες πρέπει να συνεισφέρουν και να αναγνωρίσουν τομείς που χρειάζονται υποστήριξη ή βελτίωση.
Ένα πρακτικό πρώτο βήμα είναι η εξέταση των γνωστοποιήσεων της Βασικής Ενότητας και η αντιστοίχισή τους με τα υφιστάμενα αρχεία της εταιρείας. Μια επιχείρηση μπορεί να διαπιστώσει ότι ορισμένες απαραίτητες πληροφορίες υπάρχουν ήδη σε λειτουργικά, οικονομικά ή αρχεία ανθρώπινου δυναμικού, ενώ άλλα δεδομένα απαιτούν περαιτέρω συλλογή. Η αντιμετώπιση της Βασικής Ενότητας ως καθορισμένου καταλόγου, αντί ως ανοιχτού ερωτήματος, την καθιστά πιο διαχειρίσιμο σημείο εκκίνησης.
Μπορεί επίσης να βοηθήσει η οργάνωση της εργασίας ανά υπεύθυνο δεδομένων, αντί η αντιμετώπιση της έκθεσης ως ενός ενιαίου έργου. Οι πληροφορίες για την εταιρεία μπορεί να βρίσκονται στο διοικητικό προσωπικό, τα ενεργειακά δεδομένα στο οικονομικό τμήμα ή στη διαχείριση εγκαταστάσεων και οι πληροφορίες για το εργατικό δυναμικό στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Η αντιστοίχιση κάθε γνωστοποίησης με ένα υπεύθυνο άτομο και ένα αρχείο προέλευσης δημιουργεί ένα σαφές σχέδιο εργασίας. Η τελική δημοσίευση θα πρέπει να ολοκληρώνεται μόνο αφού όλες οι γνωστοποιήσεις που απαιτούνται από την επιλεγμένη ενότητα έχουν εξεταστεί και συμπληρωθεί, ή οποιαδήποτε επιτρεπόμενη μη γνωστοποίηση έχει αντιμετωπιστεί σύμφωνα με το πρότυπο.
Η εξέταση της Βασικής Ενότητας και ο εντοπισμός των ήδη διαθέσιμων στοιχείων παρέχουν μια γρήγορη εκτίμηση της ετοιμότητας της επιχείρησης για την πρώτη της έκθεση.